Wie man Trainings virtuell durchführt

Miro Screenshot

Der ultimative HowTo-Guide aus unserer Praxis

Geschrieben von Andreas Schliep am 20.03.2020

Malte Sussdorff, einer unserer CST Kandidaten und ich hatten unverhofft die Gelegenheit unseren in Zürich geplanten 3 Tages CSPO Kurs online zu gestalten. In diesem Erlebnisbericht wollen wir Euch von unseren Erfahrungen in der Lieferung des Kurses mit Zoom (Videokonferenz), Miro (Kollaboration) und Mentimeter (Umfragen, Brainstorming) erzählen.

Als Product Owner des Kurses habe ich mich die meiste Zeit um die inhaltliche Gestaltung gekümmert während Malte mich als Scrum Master unterstützt hat. Hierbei haben wir, nachdem ich den ersten Tag überwiegend vorbereitet habe, die weiteren Tage gemeinschaftlich aufbereitet und in Abhängigkeit von den jeweiligen Themen die Tools unterschiedlich genutzt.

Zehn Teilnehmer waren spontan bereit, nachdem wir den Kurs nicht physisch durchführen durften, mit uns zusammen das Online Experiment einzugehen. Die Miro Plattform hat sich hierbei als besonders hilfreich erwiesen, konnten wir doch die meisten unserer Konzepte und Übungen hierüber abbilden. Hierzu haben wir in Miro zunächst die Boards in unserem Firmenzugang erstellt (als Template während der Vorbereitung). Für den Kurs selber nutzten wir dann ein separates Miro Team für die Teilnehmer, sodass diese "just in time" die Boards von uns in Ihren eigenen Projekt-Raum kopiert bekommen haben. Mit weiterem Fortschreiten des Kurses sind wir jedoch dann dazu übergegangen die Boards direkt im Kurs Team-Bereich zu erstellen, da durch die einfache Bedienung dies oft kurzfristig und parallel zu den Übungen stattfinden konnte.

Die Nutzung von Miro stellte sich dabei als leicht zu meistern für die Gruppe dar. Damit sie auch in den Boards während des Kurses editieren konnten, hatte ich für jeden Tag "Day passes" für die Teilnehmer bestellt. Jetzt, nach Abschluss des Kurses, haben die Teilnehmer dann separat den "Viewer" Link für die Boards erhalten, was jedoch etwas umständlich im Handling ist, da ich nicht den gesamten Team-Bereich mit einem Link freigeben konnte, sondern nur das einzelne Board.

Das Feedback der Teilnehmer direkt nach dem Training war jedoch sehr positiv. Sie waren überrascht, dass ein Online-Training so gut klappen kann. Auch hat die Nutzung der Plattform ihnen ein Gefühl dafür gegeben wie sie nach dem Kurs Ihre eigene Product Owner Tätigkeiten mittels Miro remote unterstützten können.

Was sich jedoch fehlend bemerkbar machte, war der Austausch zwischen den Teilnehmern in den Pausen, da diese genutzt wurden, um sich die Beine zu vertreten und Kaffee zu holen, weniger, wie bei unseren Präsenztrainings, um sich miteinander jenseits der Übungen auszutauschen.

Falls Ihr Trainings mit Zoom gestalten wollt, hier ein paar Tipps:

  • Haltet Euren Arbeitsplatz sauber (auch von zu Hause), sodass Euer Hintergrund nicht stört. Alternativ nutzte einen der Hintergründe von Zoom (oder wundervolle Berglandschaften der Schweiz aus Stockphoto).
  • Der inaktive Co-Trainer sollte immer der Host sein und damit die Möglichkeit haben auf Chat fragen zu reagieren, die Breakout Sessions zu managen und die Session Ergebnisse zu speichern (etc. ...).
  • Wenn Ihr als Trainer im Lead seit, teilt Euren Bildschirm. Zwar können alle das gemeinsame Miro Board sehen, aber es ist einfacher über Screen Sharing zu folgen, wenn Ihr mit der Maus etwas hervorhebt.
  • Zoom erinnert sich an die Breakout Session Teilnehmer. Falls Ihr also mit festen Teams arbeitet, ist es sehr einfach diese immer wieder in die eigenen Räume zu entlassen. Solltet Ihr jedoch öfters zwischenzeitlich mit den Gruppengrößen spielen, merkt Euch, wer in den "festen" Teams war, damit Ihr die Personen wieder manuell zuordnen könnt.
  • Manche Teilnehmer sind mehr als einmal in Zoom (z.B. weil das Mikrofon am Handy besser geht als vom Laptop). Achtet dann darauf, immer beide Zoom Teilnehmer in denselben Raum zu schicken.
  • Benutzt Zoom nicht für Umfragen. Alles andere (z.b. Mentimeter) ist besser dafür geeignet.

Ein paar Tipps für die Nutzung von Miro für die Trainings:

  • Wenn Ihr existierende Bilder oder Folien nutzen wollt, nutzt das PNG Format anstelle von PDFs, insbesondere wenn Ihr Übungen habt, bei denen ein Bild aus mehreren Einzelteilen entstehen kann ("Build your own scrum"). Hierbei kann man per Copy/Paste transparente Bilder aus Keynote kopieren.
  • Kostenlose Tagespässe gibt es nicht viele. Zum Testen eines ersten Kurses kann man daher auch einen eigenen kostenlosen Account für den Kurs nutzen. Hierbei lassen sich dann drei Boards zur selben Zeit editieren, was für zwei Teams im Kurs ausreicht.
  • Teilt die Boards für die Teams auf. Miro erlaubt zwar große Boards, aber diese haben dann mit mehreren Teilnehmern einiges an Zeitverzögerung. Besser ist es pro Team ein eigenes Board zu haben in dem nur die Team-Mitglieder zu Zeit editieren.
  • Nutzt Frames direkt von Anfang an. Hiermit könnt Ihr auf einem Board nicht nur mehr als ein Konzept erläutern, ein Board lässt sich auch einfach in PDF exportieren, wenn es über mindestens einen Frame verfügt.
  • Macht Euch mit den Templates vertraut. So konnte ich die 4L Retrospektive in weniger als 30 Sekunden vorbereiten. Ferner probiert, ob sich ein Template nicht anders verwenden lässt (Das 4L Retrospektiven Template diente auch für eine andere Übung mit vier Quadranten als Grundlage).
  • Mehrere Post-its lassen sich zum einen über den "Bulk" Modus von den Teilnehmern anlegen. Hierbei können diese mehr als ein Post-it anlegen und erst wenn sie mit allen fertig sind, werden diese auf das Board kopiert (und damit für die anderen Sichtbar).
  • Alternativ könnt Ihr auch in Excel mehrere Zellen per Copy/Paste in ein Miro Board einfügen. Miro erstellt dann für jede Zelle eine eigene Notiz. Auf diese Weise war es möglich, die "Role drop" Übung in zwei Minuten vorzubereiten (da wir die einzelnen Karten, welche wir sonst physisch benutzen, in Excel hatten).
  • Benutzt einen großen Monitor. Hierbei könnt Ihr auch durchaus Euren Fernseher benutzen. Wichtig ist es die Boards aller Breakout Sessions auf einem Monitor sehen zu können (für die Mac User: Nutzt die Tatsache, dass Ihr einen "Schreibtisch" anlegen könnt mit zwei Browser Fenstern im Fullscreen Modus Side by Side. So kommt Ihr schnell über Wischen von Eurer Arbeitsfläche zu den Miro Boards der Kursteilnehmer).

Freie Übersetzung aus dem Englischen: Malte Sussdorff

Andreas Schliep

Andreas „Andy“ Schliep

Andreas Schliep ist ein Gründungsmitglied von DasScrumTeam. Er arbeitet als Scrum Coach und Trainer. Nach seinem Besuch der Hochschule Bremerhaven arbeitete Andreas zunächst als Softwareentwickler, Projektleiter, Teamleiter und später auch Bereichsleiter. Zu Scrum kam Andreas 2003-2004 durch seine damaligen Kollegen bei WEB.DE. Nach der Scrum Implementierung dort wechselte Andreas 2006 zur SPRiNT iT und machte sich 2008 als Coach und Trainer selbständig. Heute liegen seine Schwerpunkte neben der Einführung von Scrum insbesondere bei der agilen Führung und der nachhaltigen Umgestaltung von Organisationen.

  • Erfahrung mit Scrum seit Frühjahr 2004 als Scrum Master, Product Owner, Teammitglied, Coach und Trainer.
  • Einführung von Scrum bei der WEB.DE AG und ComBOTS AG
  • Betreuung von international verteilten Scrum Teams bei BenQ-Siemens
  • Betreuung von Scrum Teams bei bwin Wien Unterstützung des Übergangs von RUP zu Scrum bei UOL Brasilien
  • Weitere Scrum-Implementierungen in D/A/CH
  • Aufbau von weiterführenden Scrum-Ausbildungsgängen mit einem firmenübergreifenden Team
  • Mitarbeit bei der Programmgestaltung und Ausbilder-Akkreditierung des Pfads zum Certified Scrum Professional
  • Hält alle Ausbilder-Zertifizierungen der Scrum Alliance
  • Besondere Interessen: Verantwortung und Führung

Malte Sussdorff

Malte's Erfahrungshorizont reicht über die Unternehmens­beratung zu Geschäftsprozessen für KMUs, Entwicklung und Bereitstellung von Websites für Agenturen, NGOs und KMU bis zur Projektleitung von IT-Projekten. Durch seine breite Erfahrung schätzen unsere Kunden ihn als Sparringpartner zur Lösung der dringlichsten Herausforderungen im Unternehmen. Sein Lieblingslösungsweg dazu ist Agilität.

  • Erfahrung mit Scrum seit 2007 als Scrum Master, Product Owner, Entwickler, Coach und Trainer
  • Einführung von Scrum und agilen Praktiken in EU Forschungsprojekten, im Programmmanagement für Merger & Aquisition, bei Agenturen und in der Online Spiele Branche.
  • Vorstandsvorsitz im gemeinnützigen Verein "Agiler Norden"