Open Space

Freiraum anstatt Agenda

Geschrieben von Melanie Dahms am 19.05.2022
Open Space

Open Space beim Kunden-Team-Event

Herzlich willkommen! Es ist mal wieder soweit, ich darf endlich mal wieder in Präsenz eine Veranstaltung moderieren und freue mich riesig.

Wir sind am wunderschönen Titisee im Schwarzwald. Hier arbeiten die Teams des Kunden gerade intensiv eine Woche zusammen. Es wird konzipiert, programmiert und gelernt. Viele der Teilnehmenden sitzen normalerweise entweder beim Kunden oder im Homeoffice; die Teamzeit am Titisee ist somit besonders intensiv.

Das ewige Leid von Corona oder Arbeiten im Projektgeschäft: spontane Kaffeepausen mit anregenden Gesprächen bleiben aus oder entwickeln sich einfach nicht.

Um so mehr freue ich mich auf einen tollen Open Space.

Herzlich Willkommen
Herzlich Willkommen zum Open Space

Open Space - Der Ursprung

Was war das Interessanteste auf eurer letzten Konferenz bzw. Teamveranstaltung? Nach zwei Jahren mit etlichen Einschränkungen und ohne irgendwelche Präsenz-Veranstaltungen, ist es vermutlich schwer, sich daran zu erinnern, oder?

Aber lasst uns einmal gemeinsam überlegen? War es die Frontalbeschallung des Referenten oder die Gespräche in der Kaffeepause? Ich vermute letzteres! 

Die Open Space Technology wurde von Harrison Owen entwickelt und ist inzwischen weltbekannt. Viele kennen es auch unter dem Namen Barcamp. Harrison Owen berichtet selber: Er habe 1983 ein Jahr lang einen Kongress für 250 Organisationsentwickler vorbereitet und durchgeführt. Am Ende der Konferenz kamen alle Beteiligten einhellig zu dem Schluss, dass der „wirklich nützliche Teil“ des im Übrigen gelungenen Treffens in den Kaffeepausen bestanden habe. Diese „Coffee-break“ Anekdote ist bis heute prägend für das Selbstverständnis von Open Space.

(Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Open_Space)

 

Kaffeepausen – Warum diese so nützlich sind

Und warum sind diese Kaffeepausen oder Apéro-Gespräche so viel nützlicher? Gute Frage. Ideen und kreative Lösungen kann man nicht erzwingen. Es ist viel lebendiger, sich im Dialog auf Augenhöhe auszutauschen, anstatt mit einer Vielzahl von Informationen beschallt zu werden. 

Manchmal brauchen wir nur jemanden, der uns zuhört, dem wir unsere Gedanken oder auch unser Problem ganz ungezwungen schildern können. Bei uns im Team haben wir den Insider "Quietscheente". Immer wenn ich ein Problem habe und nicht weiter komme, rufe ich Tobias an und frage, ob er mal meine Quietscheente sein kann!:)

Meistens hört er mir einfach nur zu und oft finde ich die Lösung beim laut Aussprechen des Vorgangs selber. Aber auch seine Fragen und Ideen bringen mich meistens schneller an mein Ziel.

Eine Vielfalt an Perspektiven hilft uns Menschen besser unser eigenes Bild von einem Thema zu schaffen, so dass wir unsere Meinung zu einem Thema vertiefen und um die gewonnenen Anregungen erweitern können.

Open Space - Wie funktioniert das eigentlich?

Damit ein Open Space (Raum / Freiraum) gut funktioniert, muss man das Prinzip einmal verstanden haben. Sobald man sich auf den Spirit und den Grundgedanken eingelassen hat, läuft es wie von selbst. 

Wichtig ist zunächst einmal ein Open Space hat keine

  • vorab festgelegte Agenda
  • vorab festgelegten Referenten
  • vorgegebenes Ergebnis

Es ist eine Methode, die sich hervorragend für Konferenzen, Kick-Off Veranstaltungen und Veranstaltungen mit mehreren Teams eignet. Gruppengrößen von 20 bis ca. 200 Personen können den Geist von guten Gesprächen in den sogenannten "Kaffeepausen" nutzen. Die interessengesteuerte Kommunikation und das Einbeziehen aller Mitarbeiter erfordert eine hohe Eigeninitiative der Teilnehmer und einen Moderator der den Rahmen für den Open Space setzt.

Vier Prinzipien, ein Gesetz und zwei Erscheinungen

Damit ein Open Space gut funktioniert, gibt es vier Prinzipen, ein Gesetz und zwei Erscheinungen. Wenn diese einmal verstanden wurden, kann man ganz einfach beginnen. Plane für das Erklären aber genug Zeit ein. 

Vier Open Space Prinzipien

  • Wann immer es beginnt, es ist der richtige Zeitpunkt. 

Ja, es gibt einen Zeitrahmen und zwar einen Anfangs- und einen Endzeitpunkt für den Workshop. Grundsätzlich ist ein informeller Anfang GENAU DER RICHTIGE ANFANG. Kreativität lässt sich nicht auf Knopfdruck steuern – und deshalb kommt es nicht genau auf die Minute an, wann es losgeht. Viel wichtiger ist der Moment, in dem ein inspirierender Austausch entsteht. 

  • Wer auch immer kommt, sind die richtigen Leute.

Bei einem großen Angebot an Themen muss jeder Teilnehmer für sich eine Priorität setzten. Daher bringt es nichts, Erwartungen an die Anwesenheit bestimmter Teilnehmer zu haben. Sei bitte nicht enttäuscht, wenn jemand nicht zu Deinem Thema kommt oder früher geht. Die anwesenden Teilnehmer sind immer GENAU DIE RICHTIGEN TEILNEHMER.

  • Was immer auch geschieht, ist das einzige, was geschehen kann.

Lasse allen Teilnehmern immer genügend Raum für deren Ideen und versuche nicht, die Diskussion krampfhaft in eine Richtung zu steuern oder gar in einen vorher ausgedachten Plan zu pressen. Gerade die spontan enstehenden AHA-Momente machen einen Open Space wertvoll und wir können uns an diese Erlebnisse später noch erinnern, da sie GENAU DIE RICHTIGEN INHALTE sind. 

  • Vorbei ist vorbei. Nicht vorbei ist nicht vorbei. 

GENAU DAS RICHTIGE ENDE; oftmals ist es schwer zu finden. Halte Dich daher nicht krampfhaft an einem Zeitrahmen festen. Wenn ihr innerhalb von kurzer Zeit zu einem Ergebnis oder einen AHA-Moment kommt, dann belasst es dabei. Vielleicht könnt ihr in anderen Gruppen noch weiter netzwerken. Wenn aber ein Thema nicht gelöst werden kann, dann vereinbart gerne ein Follow-Up Gespräch. 

Open Space Regeln

Ein Open Space Gesetz

Das Gesetz der zwei Füße

Jeder nimmt nur so lange daran teil, wie es für ihn gut ist bzw. einen Beitrag leisten oder von dem Thema profitieren kann. Wichtig: Gehen ist nicht unhöflich, sondern ein Ausdruck von Freiheit.

Keiner muss sich rechtfertigen bzw. traurig sein, wenn jemand die Gruppe verlässt. Vielleicht ist in einer anderen Gruppe ein spannendes Thema, bei dem man auch einen Beitrag zu leisten kann. Jeder ist immer Willkommen.

Es ist sogar auch Willkommen einen Spaziergang zu machen, einen Snack zu sich zu nehmen oder einen Moment in der Sonne zu verweilen. 

Zwei Open Space Erscheinungen

Schmetterlinge

Ein Schmetterling bietet Raum für anderes. Du findest ihn immer irgendwo, aber bestimmt nicht bei einem Thema. Vielleicht findest Du ihn beim Kaffee, oder im Garten. Meistens ziehen "Schmetterlinge" andere Teilnehmer magisch an, da hier eher aus einem ungezwungenen Smalltalk wundervolle, inspirierende Gespräche entstehen können. 

Hummeln

Eine Hummel zieht von Thema zu Thema und transportiert so Ideen. Du kannst es Dir wie im echten Leben vorstellen. Eine Hummel nimmt den Nektar mit und befruchtet so eine andere Blume. Durch das Springen von Thema zu Thema können so Inhalte verbunden werden.

Open Space Thema und Marktplatz

Jedes Open Space braucht ein Thema. Für unsere Veranstaltung hatten wir folgendes Thema als Gedanken-Anstoß gegeben:

"Hacking SAFe und anderen "agilen" Unsinn! Wie können wir die echten Kunden unserer Kunden zufrieden machen und Spaß bei der Arbeit haben?"

Marktplatz

Nun stellt sich noch die Frage, wie kommt man zu den Themen. Hier kannst Du die Gruppe folgende Fragen stellen: 

  • Vielleicht hast Du eine Frage? 
  • Vielleicht möchtest Du etwas Diskutieren? 
  • Vielleicht möchtest Du Wissen teilen?
  • Vielleicht möchtest Du mit Deinen Kollegen einen Spaziergang machen?
  • Vielleicht möchtest Du einen Mini Workshop halten?

Wichtig hierbei ist, dass der Workshop von den Wünschen und Beiträgen der Teilnehmenden lebt. Wenn ein Thema wichtiger ist und nichts mit dem Haupt-Thema des Open Space zu tun hat, ist es trotzdem herzlich willkommen. 

Um alle Themen zu sammeln, empfiehlt es sich einen Marktplatz vorzubereiten. 

Hierfür kannst Du den Teilnehmenden ungefähr fünf Minuten Zeit zum Themen finden geben. Jeder Themengeber hat dann 30 Sekunden bis maximal eine Minute Zeit, sein Thema bzw. Anliegen der Gruppe vorzustellen und sich einen passenden Ort und Zeitslot auszusuchen. Clustern und Kategorisieren sind in Absprache mit den Themengebern erlaubt. 

Bitte die Teilnehmenden außerdem, einen Themenspeicher zu erstellen. Diese können am Ende in einer Galerie aufgehängt werden. So profitieren alle von allen Themen und möglichen Ergebnissen. 

Wie die Protokollierung erfolgt, liegt im Ermessen der Anwesenden.

Der Themengeber muss das Plakat nicht machen, er kann aber!:) Hilfreich für die Notizen ist, das Thema noch einmal zu benennen. Ansonsten gilt: In der Kürze liegt die Würze. Also dokumentiert am besten klar, einfach und präzise.

Abschluss Open Space

Hier gibt es natürlich wieder viele Möglichkeiten. Nett ist es, wenn alle sich für die tollen Gespräche und Ideen einmal applaudieren. Nur was macht man dann mit den ganzen Ideen? Wie verbindet man die offenen Themen oder Erkenntnisse?

Wir haben uns für eine Fish Bowl entschieden. Was ein Fish Bowl ist, verrate ich Dir in meinem nächsten Blogbeitrag. 

 

 

Melanie Dahms

Über die Autorin

Melanie Dahms

Mit viel Leidenschaft, Humor und Freude an dem Kontakt mit neuen Personen betreut Melanie Dahms die DasScrumTeam Kunden. Sie hilft ihnen bei allen ihren Fragen rund um Scrum und agilen Methoden. Melanie ist das Energiebündel im Team mit einem ausgeprägten Marketing und Vertriebsschwerpunkt. Im Fokus ihrer Arbeitsweise steht: Wir als Team finden für alles eine passende Lösung.

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